Перед створенням рахунків у розділі «Нарахування» ознайомтеся з розділом налаштування шаблонів, за необхідності зробіть коригування.

ТАБ «Персональний акаунт»

Шаблон «Персональний акаунт» — це налаштування для картки особового рахунку. Ви самостійно визначаєте, які дані збиратимете за кожним особовим рахунком, і обираєте їх. Шаблон можна відредагувати в будь-який момент обліку, коли в цьому виникне потреба. У такому разі вигляд ОР зміниться для всього кабінету.

ТАБ «Рахунки»

Шаблон «Рахунки» дає можливість налаштувати формат рахунків, перш ніж надрукувати чи надіслати їх клієнтам.

Білер може обрати:

• з яких даних складатиметься таблиця рахунку (ліміт — 10 полів);
• яка дата буде вказана в рахунках;
• налаштувати чи приховувати ПІБ мешканця, період нарахування, адресу ОР, QR-код для оплати через систему Portmone. За замовчуванням ці дані виводяться.

Крім того, білер може вставити в рахунок додатковий текст для мешканця.

Увага! Щоб відтворити абзац у тексті повідомлення для мешканця, використовуйте позначкуУвага! Щоб відтворити абзац у тексті повідомлення для мешканця, використовуйте позначку

Ось так виглядає готовий рахунок після збереження налаштувань.

ТАБ «Проводки»

У вкладці «Проводки» розділу «Налаштування шаблонів» можна створити довідник типів операцій. Ці налаштування використовуються в документах нарахування та оплати для формування коректних проводок за операціями.
Також у цій вкладці можна налаштувати додаткові функції за транзакціями (звірки, створення запису в реєстрі та нотифікації).

Новостворений кабінет має шаблони проводок, проте користувач може їх відредагувати або створити нові подібні до них.

Назву типу операції вказує білер.

Функції проводки:

• порівняти суму платежу з транзакцією.
• Використовується, коли система відправляє гроші окремими платіжками за кожною транзакцією. Під час переказу утримується комісія.
• Функція активується в момент збереження платіжної інструкції: система вичитує призначення грошового переказу, ідентифікує платіжну систему («Приват» чи Portmone), утриману комісію та ОР. Якщо все правильно, з’являється статус «Перевірено», якщо ні — на платіжній інструкції показується помилка;
• порівняти суму платежу з транзакціями.
• Використовується, коли покриття надсилається однією платіжною інструкцією за всіма транзакціями за минулий день. Функція запускається під час збереження платіжної інструкції, система вичитує призначення переказу, ідентифікує платіжну систему. Далі сума платіжної інструкції звіряється з сумою всіх транзакцій за дату, вказану в призначенні платежу відповідної платіжної системи. Якщо все правильно, з’являється статус «Перевірено», в іншому разі на платіжній інструкції показується помилка;
• створити транзакцію.
• Коли клієнти платять не через «Приват» або Portmone, на рахунок білера приходить окрема платіжна інструкція, в якій зазвичай вказано, за яким ОР вона має застосовуватися. У такому разі система вичитує призначення платежу і самостійно створює транзакцію;
• відсутня функція — використовується зазвичай для витрат.

Тогл «Завантажувати в облікову систему» (1С:БАС) дає можливість налаштувати, які проводки завантажувати в іншу облікову систему, а які — ні.

Підставою формування проводки може бути платіжна інструкція або нарахування.

Сума операції:

• сума платіжної інструкції;
• сума платіжної інструкції + комісія в платіжній інструкції в призначенні;
• комісія в платіжній інструкції в призначенні;
• ПДВ в платіжній інструкції.

Дебет — код плану рахунків (максимум 4 символи);
Кредит — код плану рахунків (щонайбільше 4 символи).

Аналітика — обираємо серед довідників («Контрагент», «Договір», рахунок IBAN компанії та статті руху коштів) або це може бути фіксоване значення.

Проводок на підставі одного документа може бути декілька, вони додаються через «+Нова проводка». Наприклад, перша створюється на суму платіжної інструкції, друга — на суму комісії тощо.

На підставі цих правил системою формується запис у журналі проводок.

Журнал проводок знаходиться в розділі «Облікові системи». Білер має можливість:

• обирати період, за який формується журнал проводок;
• сформувати файл для завантаження в 1С:BAS в csv;
• переглядати та коригувати проводку.

ТАБ «Платежі»

Шаблони для платежів використовуються як базове правило для рознесення обов’язкових полів платіжної інструкції за замовчуванням.

Ключові слова — це параметр, за яким система шукає в призначенні платежу номер ОР або договору, на який треба рознести ту чи іншу оплату. Під час створення кабінету використовуються шаблонні налаштування, але білер може змінити їх.

ТАБ «Боржники»

Базові параметри щодо роботи з боржниками вказуються у вкладці «Боржники».

Білер вказує, до якої дати мешканцям треба сплатити рахунки. Дата валютування застосовується для звіту з заборгованостей. За замовчуванням використовується дата, коли клієнт сплатив на підставі нотифікації від платіжних систем (вона приходить за 5 хвилин). Втім, деякі компанії дотримуються принципу: доки кошти на рахунок не надійшли, вони не вважають заборгованість клієнта погашеною. Тож принцип можна змінити.

Також вказується мінімальна сума, від якої платник визначатиметься системою як боржник (за замовчуванням — 0,00 грн).

Якщо мешканець не здійснив переказ вчасно, система надішле нагадування на email або повідомлення на Viber з посиланням на оплату (згідно з налаштуваннями, які здійснив білер).

Текст повідомлення білер може змінити та налаштувати самостійно.

Наприклад:
Увага! Сьогодні, 20-го числа, останній день сплати рахунків за обслуговування ОСББ Дніпровська набережна,19А. Ваша заборгованість за ОР 8 становить 769,16 грн. Нагадуємо, що у разі несвоєчасної сплати застосовуватиметься підвищений тариф. Щоб не втратити знижку, ви можете здійснити оплату за посиланням:

Деякі компанії застосовують попереджувальні та заохочувальні інструменти, щоб стимулювати мешканців сплачувати за послуги вчасно. Усі вони реалізовані в нашій системі:

• якщо невчасно сплатити заборгованість до дати X, наступного місяця застосовуватиметься вищий тариф;
• якщо кошти сплачуються без запізнення, в наступному періоді нарахування здійснюються за нижчим тарифом;
• мешканець, котрий сплатив вчасно, отримує кешбек, що використовується як знижка в наступному місяці.

У першому і другому випадках застосовується налаштування методів тарифу в статті нарахувань. Під час вибору третього варіанта в політиках налаштування потрібно поставити галочку поряд з опцією нарахування кешбеку і вказати його відсоток.

Важливо! Якщо у білера укладений договір на приймання платежів з Portmone чи з «Приватом», датою сплати заборгованості має бути дата здійснення платежу клієнтом, про що системи надсилають нотифікації. Отже, білеру стає винен уже не клієнт, а компанія, що на підставі договору збирає платежі. Це важливо для випадків, коли до дати сплати рахунку прив’язані додаткові умови. Якщо за умовами налаштувань розрахунок має відбутися до 20-го числа, і мешканець зробив переказ саме в цю дату через Portmone чи «ПриватБанк», система вважатиме оплату вчасною, навіть у тому разі, якщо кошти надійшли наступного дня.