Portmone.Billing: що має знати керівник ОСББ

Керівник ОСББ – це не лише про рішення, збори мешканців і господарські питання. Це насамперед управління фінансами, людьми та великою кількістю даних.
І саме тут на допомогу приходить Portmone.Billing – білінгова система, що автоматизує всі процеси: від обліку платежів до аналітики заборгованостей.
Як керівнику ОСББ ефективно працювати з нею – розповідаємо нижче.

Як додати користувачів і розподілити ролі

Перший крок після створення кабінету білера – налаштування команди.
Керівник ОСББ може запрошувати нових користувачів, наприклад бухгалтера, диспетчера чи членів ревізійної комісії, і надавати їм права доступу відповідно до ролі.

Щоб це зробити, потрібно:

1. Відкрити розділ «Налаштування кабінету» → «Користувачі».
   
2. Натиснути «+» і додати логін, телефон та email нового користувача.
   
3. Вибрати роль (адміністратор, бухгалтер, аналітик тощо).
   
4. Система автоматично відправить запрошення на пошту.
   

Після підтвердження реєстрації користувач з’явиться у таблиці, і адміністратор зможе відкоригувати його права вручну. Якщо запрошений уже має акаунт у Portmone, система просто відкриє йому доступ до вашого кабінету.

Як управляти об’єктами білінгу

Portmone.Billing дозволяє керівнику ОСББ вести облік одразу кількох будинків, житлових комплексів або навіть окремих типів нерухомості.
Кожен будинок чи комерційне приміщення можна додати як об’єкт білінгу – із власною адресою, компанією та переліком особових рахунків.

Як створити об’єкт:

1. Натиснути «+ Додати об’єкт».
   
2. Вказати назву, компанію-власника, адресу (область, місто, вулицю).
   
3. Зберегти.
   

Після цього ви зможете формувати звіти окремо по кожному будинку або групі приміщень. Це особливо корисно для великих ОСББ, де потрібно бачити реальну картину по кожній секції.

Розділ «Статистика»: управлінська аналітика для рішень

Щоб керувати будинком ефективно, важливо розуміти не лише, хто заплатив, а й як рухаються кошти.
Розділ «Статистика» у Portmone.Billing дозволяє аналізувати надходження, борги та загальну фінансову ситуацію в режимі реального часу.

Для кожного об’єкта система показує:

• суму виставлених і сплачених рахунків;
  
• поточну та прострочену заборгованість;
  
• зміни за обраний період.
  

Дані оновлюються автоматично – якщо підключено інтеграцію з банком, інформація про платежі синхронізується щогодини. Це дає змогу уникнути плутанини й завжди мати актуальні цифри під рукою.

Звіти для планування

Portmone.Billing формує одразу кілька видів звітів, які допомагають керівнику швидко орієнтуватися у фінансах ОСББ:

• Звіт про заборгованість – показує борги по кожному будинку, особовому рахунку чи статті нарахувань. Дані можна згрупувати й вивантажувати в Excel.
  
• Звіт Cash Flow – рух грошових коштів за рахунками та залишки.
  Завдяки цьому можна:
  
  • оцінити ліквідність ОСББ;
    
  • прогнозувати надходження й витрати;
    
  • відстежувати ефективність управління;
    
  • планувати інвестиції у ремонт чи розвиток інфраструктури.
    

Cash Flow формується автоматично за останні шість місяців, але користувач може змінювати період чи розбивку по кварталах.  Крім того, у файлі Excel система розшифровує витрати за контрагентами, що зручно для ревізійної комісії або загальних зборів.

Контроль заборгованостей по розрахункам

Portmone.Billing надає гнучкі інструменти для контролю боржників:

• автоматичне формування списків заборгованостей;
  
• розсилка сповіщень мешканцям;
  
• фільтри за статтями нарахувань, будинками або договорами.
  

Керівник може обирати, як формувати борги – за датою платежу або датою валютування, коли кошти реально надійшли на рахунок. Усі дані відображаються в інтерактивній аналітичній панелі, що спрощує управлінські рішення.

Безпека та права доступу

Система дозволяє тонко налаштовувати доступи для кожної ролі.
Адміністратор може:

• оновлювати шаблони доступів;
  
• переглядати або змінювати права для конкретного користувача;
  
• контролювати, хто має доступ до фінансової інформації.
  

Таке налаштування гарантує безпечну роботу й мінімізує ризик помилок чи втручань у дані.

Portmone.Billing – це не просто програма для обліку комунальних платежів. Для керівника ОСББ це комплексний інструмент управління, який дозволяє бачити фінансову картину будинку в реальному часі, контролювати команду, працювати з аналітикою й приймати обґрунтовані рішення.

Шустова Олена, CFO

Автоматизація процесів, зручна звітність, безпека даних і прозора робота з мешканцями – усе це робить Portmone.Billing надійним партнером у цифровому управлінні житловим фондом.