Цей розділ призначений для формування рахунків і поділяється на два підрозділи: регулярні та нерегулярні/разові нарахування.
Регулярні нарахування – формуються автоматично по правилам налаштованим в Особових рахунках/Договорах. Для їх оплати в каналах Portmone/Приват попередньо потрібно відправити базу рахунків в ці системи. В одному періоді можна створити лише один регулярний рахунок по конкретному ОР/Договору.
Нарахування – це разові рахунки, які можна набрати вручну і відразу сформувати платіжне посилання для оплати клієнту (яке буде діяти протягом 6 днів).
Регулярні нарахування використовуються для створення планових платежів, які повторюються кожного місяця або звітного періоду. Головна перевага — можливість пакетного створення великої кількості рахунків однією кнопкою.
Для пакетного формування рахунків, оберіть потрібний період і натисніть кнопку «Сформувати рахунки», одразу відкриється pop-up в якому користувач вибирає наступні обов’язкові критерії:
- Об’єкт білінгу: оберіть один, кілька або всі об’єкти (будинки/категорії), для яких потрібно сформувати рахунки.
- Дата проведення нарахування: дата, на яку в системі буде зафіксовано нарахування.
- Заборгованість на початок періоду: дата, на яку відображається борг/переплата.
- Заборгованість на кінець періоду: дата, на яку відображається сума «До сплати».
Додатково: Колонка «Сплачено» включає всі оплати за період від дати на початок до дати на кінець (включно).
Повернувшись до розділу нарахувань, користувачу доступні результат або актуальний прогрес. Щоб переглянути звіт за результатами формування рахунків, перейдіть у розділ «Налаштування кабінету» та відкрийте pop-up «Процеси».
Там відображаються записи про «Формування регулярних нарахувань», відкривши pop-up процесу можна побачити повну інформацію: хто запустив та коли запущено, а головне статус виконання і можливі помилки.
Сформований рахунок у системі має такий вигляд, але друкована версія може значно відрізнятися, в залежності від вибраного типу документа в налаштуваннях шаблонів!
Система дозволяє налаштовувати на який IBAN повинні приходити оплати за кожну послугу. Один рахунок може включати кілька послуг, кошти за які мають надходити на різні банківські рахунки (IBAN). Система автоматично розділяє платежі згідно до налаштувань кожної послуги.
QR-код у квитанції перенаправляє платника на сайт Portmone.com для оплати лише за умови, що рахунки були попередньо виставлені (вивантаженні в Portmone). Якщо вивантаження даних не відбулося, посилання за QR-кодом перенаправить клієнта на рахунок, який було вивантажено в минулому періоді.
Після завершення формування, ви можете перевірити квитанції безпосередньо онлайн, далі завантажити Excel-таблицю нарахувань для додаткової перевірки або одразу перейти до їх розсилки.