Розділ «Нарахування» призначений для створення рахунків на регулярній основі за певними правилами, які можна налаштовувати.
За кожним обліковим документом (ОР, договором тощо) створюється один рахунок, в якому вказуються заборгованості за підключеними статтями станом на конкретний період.
Щоб створити рахунки, варто відкрити розділ «Нарахування»:
Щоб створити рахунки, користувач має натиснути кнопку «Сформувати», але попередньо:
- вибрати період, за який створюються рахунки — саме за ним перевіряється стаття нарахувань. Якщо період у календарі статті нарахувань збігається з вибраним, здійснюється нарахування;
- вибрати дату проведення нарахування. Це дата, під якою нарахування записується в базі даних. Станом на цю дату система формує проводки. Також станом на цю дату відстежується тариф;
- вибрати тип операцій з довідника типів операцій, за яким буде сформовано проводку в журналі проводок;
- вибирати період з дати по дату. Згідно з цими даними система рахує у квитанції заборгованість на початок і кінець періоду та підсумовує всі оплати за часовий проміжок між цими датами включно.
Користувач має можливість створити квитанції по всіх об’єктах білінгу відразу -фільтр і верхньому хедері всі об’єкти білінгу, або по вибраному одному або декілька об’єктам білінгу. -вказати в фільтрі по яким.
За допомогою фільтра у хедері користувач має можливість створити рахунки за всіма об’єктами білінгу відразу, вибрати один або декілька з них.
Система створює рахунки за правилами, сформованими в облікових документах, і це займає деякий час. Процес продовжується навіть у тому разі, якщо користувач вийшов з кабінету. Прогрес показується в сайдбарі.
Коли рахунки будуть створені, користувач може перевірити їх візуально в таблиці або відразу надіслати на email власникам активних договорів за ОР.
Якщо власник є юридичною особою, користувач може надіслати рахунки в цю систему для подальшого підписання і відправлення контрагенту. Для цього варто натиснути «Вибрати все» і кнопку «Вчасно» (система відправить у цей сервіс лише рахунки юридичних осіб).
Щоб завантажити список рахунків, варто натиснути кнопку «Експорт».
Якщо користувач знайшов помилку у рахунку або отримав дані для уточнення, він може перейти в карту особового рахунку, виправити дані та потім натиснути кнопку 
Також користувач може пакетно оновити розрахунок заборгованості в розділі «Таблиця». Оновлення інформації відбувається в поточних рахунках без створення нових. Наприклад, якщо змінився тариф, виникла необхідність масово додати ще одну послугу або показники лічильників введені неправильно, бухгалтер може змінити кількісні дані в цьому періоді.
Платіжний документ може містити дані щодо декількох послуг, кошти за якими потрібно отримати на різні рахунки.
Сформований рахунок має статус «Створений». Інформацію в такому рахунку можна оновити. Натиснувши кнопку з зображенням олівця, користувач має можливість збільшити чи зменшити суму за конкретною статтею, вказавши причину коригування в pop-up.
Користувач може надіслати рахунок на email власникові договору за ОР або іншій особі, а також відправити квитанцію на друк, завантаживши її у форматі PDF.
Перевіривши рахунки, користувач вивантажує їх у системи Portmone і Приват, натиснувши кнопку «Закрити період». Після цього рахунки переходять у статус «Виставлені» та користувач не зможе коригувати нарахування за цей період.
Система Portmone є багатоканальною та вивантажує рахунки:
- на сайт www.portmone.com.ua і в мобільний застосунок мешканця;
- в мобільні застосунки більше ніж 30 банків («ПриватБанк», monobank, «Ощадбанк», «Райффайзен Банк», Sense Bank, «Укрсиббанк», «ОТП Банк», «Креді Агріколь Банк», ПУМБ, «Кредобанк», «ТАСКОМБАНК» тощо), і цей список постійно поповнюється;
- у канали терміналів EasyPay та «Сіті 24» (подивіться, які термінали знаходяться біля вашого будинку, і повідомте про це менеджерові Portmone. Термінали під’єднуються після подання заявки).
Тож, коли всі партнери Portmone отримали рахунки у свої системи, замінити інформацію в них досить важко. Уважно перевіряйте дані перед закриттям періоду! Якщо ви знайшли суттєву помилку, і хочете виставити рахунки заново, зв’яжіться з менеджером Portmone.
Друкована форма рахунка має два формати: стандартний та комунальний. Формат за замовчуванням обирається в розділі «Шаблони налаштувань» базово і може індивідуально коригуватися в картці ОР. Там же можна налаштувати вигляд рахунку: вибрати реквізити, що виводитимуться, а також колонки, з яких складатиметься таблиця.
Наприклад, рахунки, що друкуються для мешканців, можуть мати наступний вигляд:
Рахунки для юридичних осіб зберігатимуться в стандартному форматі:
Усі ці параметри користувач може налаштувати у вкладці «Рахунки» розділу «Шаблони налаштувань».
Переглянути історію за конкретним ОР можна просто з картки рахунка, натиснувши кнопку.
.
Таб «Нарахування» показує нарахування та оплати, проведені за ОР/договором впродовж останнього року. Також білер може сформувати акт звірки за ОР/договором за вибраний період, завантажити його в Excel або надіслати на пошту власникові.
Акт звірки має 3 закладки:
- зведену оборотку, що містить дані про нарахування, оплати та заборгованість станом на кінець кожного місяця вибраного періоду;
- деталізовані оплати за вказаний період;
- деталізовані нарахування за вибраний період.
Окремо зазначимо таб «Пільга, знижка», що дозволяє налаштувати особливі тарифи, знижки та пільги за стандартними статтями нарахувань для конкретних власників приміщень.
Для цього в розділі «Довідники/Технічні довідники» у табі «Пільга, знижка» внесіть пільги та їхній розмір (він може бути фіксованим або надаватися у вигляді % від суми нарахування).
Білер може налаштувати звернення з типом пільги, що дає можливість мешканцям подати необхідні документи для застосування знижки через власний кабінет. Документи знаходитимуться в хмарному сховищі білінгу під кожним особовим рахунком.
На підставі звернення мешканця і відповідних підтверджувальних документів користувач може налаштувати пільгу для цього ОР, натиснувши кнопку +. Для цього потрібно вибрати статтю нарахування, до якої застосовуватиметься пільга, її назву і розмір із довідника, а також термін дії та підставу.
Коли термін дії пільги спливе, система автоматично її деактивує та припинить враховувати під час здійснення нарахувань.