Облік в ОСББ часто виглядає як нескінченна робота з цифрами, файлами та питаннями мешканців. Порахувати хто, скільки та за що має заплатити, проконтролювати фінансові надходження, розібратись із боржниками — справжній квест для голови чи бухгалтера об’єднання. А якщо це ЖК і будинків декілька? А якщо хтось платить не щомісяця? Завдяки доступності бухгалтерських програм для ОСББ чимало спільнот вже відмовилися від ведення журналів обліку і таблиць в Excel.
Світ давно перейшов в онлайн-простір, і об’єднання співвласників не є винятком. У цій статті ми розповімо, що таке білінг, чому це must-have для ОСББ і як вести облік ЖКГ онлайн за допомогою Portmone.Billing.
Що таке білінг, і чим він відрізняється від звичайної бухгалтерії
Білінг у житлово-комунальній сфері — це електронна система обліку, тарифікації та виставлення рахунків і прийняття оплат за послуги, що надаються споживачам. Сучасні інструменти для правління, бухгалтерів, мешканців багатоквартирних будинків і ЖК мають безліч інших корисних функцій, зокрема:
- ведення обліку споживання електроенергії, газу, води та теплової енергії — за індивідуальними й загальними лічильниками;
- формування регулярних і одноразових рахунків в автоматичному режимі, виставлення платіжок;
- прийняття платежів;
- контроль розрахунків і надсилання сповіщень про наявність боргів;
- організація електронного документообігу;
- онлайн-комунікація з мешканцями з різних питань;
- формування звітів щодо витрат і заборгованостей.
Отже, білінгова система — це набагато більше, ніж проста онлайн-бухгалтерія ОСББ. Використання електронних платформ полегшує працю бухгалтера, голови ОСББ, сприяє прозорості процесів, підвищує ефективність управління будинком і дозволяє мешканцям брати активну участь у роботі об’єднання.
Проблеми традиційного обліку в ОСББ
У разі ведення обліку без використання сучасних ОСББ-сервісів головам об’єднань і бухгалтерам доводиться стикатися з низкою труднощів. Це зокрема:
- велика кількість рахунків. Лише одне домогосподарство отримує не менше 5–7 платіжок, на кажучи вже про необхідність врахування площі, показань лічильників, пільг і субсидій. Тож підрахунки, формування квитанцій, їхній видрук і доставлення мешканцям вимагають значних витрат часу;
- помилки під час обчислень вручну або ведення таблиць в Excel. Людський фактор ніхто не скасовував — випадкова цифра не там, і весь баланс будинку «пливе»;
- відсутність віддаленого доступу для мешканців. За відсутності ОСББ онлайн-програм платники не можуть самостійно подивитися історію операцій та заборгованість, а бухгалтери змушені відвертатися на дзвінки та пошук інформації для надання роз’яснень.
Усе це не тільки ускладнює життя, а й гальмує розвиток ОСББ.
Використання зручних електронних інструментів дозволяє автоматизувати довгий та складний процес нарахування і прийняття платежів, формування звітності, а також взаємодіяти з мешканцями 24/7 у режимі онлайн. Програмні продукти передбачають створення особистого кабінету ОСББ (з налаштуванням доступів для керівника, бухгалтера, диспетчера тощо), а також для жителів будинку.
Переваги Portmone.Billing
Сьогодні в Україні доступні різні платформи абонентського обліку для ОСББ, зокрема «Дах онлайн», «Мій дім онлайн» та інші. Такі розробки досить зручні та мають багато корисних функцій.
Якщо ви бажаєте використовувати білінгову систему з безліччю додаткових можливостей, Portmone пропонує вам універсальне рішення. «Портмоне білінг» — унікальна екосистема, що крім повного циклу управління рахунками, пропонує:
- налаштування правил, сценаріїв і зовнішнього вигляду платіжок;
- інтеграція з банківськими сервісами, платіжними каналами та обліковими системами;
- мультиканальність — ОСББ може надсилати рахунки платникам в особистий кабінет Portmone, застосунки більше ніж 30 банків, партнерські термінали, на email і в месенджери. Оплата комуналки може здійснюватися в будь-який зручний для мешканців спосіб — готівкою, карткою, через гаманці Apple Pay/Google Pay, IBAN 2 IBAN через СЕП, а також BankPay.
В особистому кабінеті мешканці можуть отримувати платіжки, повідомлення про заборгованість, зміну тарифів, проведення загальнобудинкових зборів, брати участь в опитуваннях, голосуванні, надсилати скарги та пропозиції, заявки на виклик майстра тощо.
Як почати використовувати Portmone.Billing?
Зробіть усього 3 кроки та починайте користуватися функціями Portmone.Billing вже зараз:
- Зареєструйтеся або увійдіть в наявний акаунт за посиланням.
- Створіть кабінет білера — зазначте його назву, тип компанії та введіть кількість рахунків, що виставляються регулярно.
- Створіть компанію, за якою планується виставлення рахунків.
Після цього додайте користувачів і здійсніть налаштування профілю. Активувавши потрібні опції, ви зможете спростити роботу з базою мешканців, швидко створювати й надсилати рахунки та разом зі співвласниками приймати важливі рішення щодо утримання та управління будинком або ЖК.
Програма для ведення обліку в ОСББ має зручний інтерфейс і гнучкі налаштування. Гарантуємо повну безпеку даних, техпідтримка сервісу працює цілодобово. Тестування усіх функцій білінгової системи впродовж 3 місяців безоплатне, надалі тариф за користування універсальною програмою становить лише 2400 грн на рік.
Бажаєте дізнатися детальніше, як працює Portmone.Billing? Напишіть на email: [email protected]. Ми проконсультуємо вас з усіх питань, допоможемо зареєструватися та одразу виставити перші рахунки.
