Інвойс у міжнародній комерційній діяльності використовується для підтвердження угоди між сторонами. Документ, котрий виставляє продавець товарів чи надавач послуг клієнтові, містить детальний опис замовлення і суму до оплати. Українським компаніям, що працюють на зовнішньому ринку, invoice потрібен для митного очищення товарів і легального виведення коштів на рахунки.
Пропонуємо розібратися, як виглядає інвойс, яким він буває та як зробити документ. Крім того, розповімо про його відмінності від інших типів рахунків.
Як правильно створювати інвойс: основні вимоги та компоненти
Документ не має чітко встановленої форми, структура його компонентів і зовнішній вигляд можуть варіюватися. Щоб створити чи заповнити рахунок, необхідно вказати такі дані:
- номер і дата оформлення;
- інформація про продавця і покупця (найменування компаній, ФОП, адреса, банківські реквізити тощо);
- перелік товарів чи послуг з вказанням ціни;
- загальна сума і валюта платежу;
- розрахунок податків;
- терміни та способи оплати. До речі, переказ на довільні реквізити легко можна здійснити на сайті або в мобільному застосунку Portmone.
Конкретні вимоги щодо мови документа відсутні. Зазвичай представники бізнесу спираються на поширену практику і зручність для клієнта. Для закордонного замовника invoice краще складати англійською або іншою іноземною мовою та дублювати українською. Під час проведення внутрішніх операцій документообіг ведеться державною мовою.
Як зробити інвойс? У разі здійснення невеликої кількості операцій з фінансами для створення шаблона цілком підходять традиційні програми — Word або Excel. У такому разі всі компоненти заповнюються вручну. Щоб уникнути помилок і непорозумінь, перед відправленням клієнтові документ слід ретельно перевіряти.
Для компаній та підприємців, що ведуть бізнес онлайн, найзручнішим варіантом є використання платних і безоплатних інструментів електронного документообігу. Серед них Portmone Invoice, що дозволяє швидко отримувати кошти на рахунок компанії. Алгоритм отримання платежів наступний:
- Після підписання договору з Portmone продавець заповнює 5 полів і надсилає рахунок клієнтові на email або в SMS.
- Клієнт отримує рахунок, натискає кнопку «Сплатити», вводить дані своєї картки та підтверджує транзакцію.
- Продавець отримує кошти на свій розрахунковий рахунок через день після проведення платежу.
Нагадаємо, що за допомогою Portmone ви також можете швидко поповнити мобільний рахунок, для ФОПів доступна функція оплати податків.
Ключові відмінності між інвойсом та іншими фінансовими документами
Як запит на оплату товарів і послуг в Україні часто використовується рахунок-фактура, що має низку відмінностей порівняно з інвойсом. Інвойси використовуються здебільшого в міжнародній торгівлі, є обов’язковими для митного оформлення товарів і можуть бути підставою для оплати без окремого договору. Рахунок-фактура застосовується для внутрішніх операцій та окремо від договору не створює юридичних обов’язків.
На відміну від чеків, що є доказом придбання товару чи послуги для клієнта, інвойс підтверджує комерційну операцію для податкових цілей та ведення бухгалтерії. Згідно з вимогами українського законодавства цей документ не може замінити накладну чи акт виконання робіт.
Види та особливості використання інвойсів у бізнесі
У міжнародних угодах застосовується два типи рахунків:
- проформа-інвойс, що визначає обов’язок виконавця забезпечити постачання товарів чи надання послуг за визначеною ціною. Водночас точний перелік товарів або робіт, а також остаточна ціна в ньому не зазначаються. Проформа-інвойс містить попередню інформацію щодо переліку товарів або послуг і орієнтовну вартість;
- комерційний інвойс, що містить остаточну інформацію щодо угоди та фінансів. Основні цілі його використання — отримання коштів від контрагента, а також оформлення товару на митниці.
Інвойси оформлюються в паперовому та електронному вигляді. Останній варіант застосовується дедалі частіше. Цифровий формат дає продавцям змогу контролювати рух коштів онлайн, аналізувати надіслані рахунки, легко визначати найприбутковіших клієнтів тощо. Покупцям електронний документообіг дозволяє швидко здійснювати оплати та відстояти свої права у разі неналежного виконання зобов’язань контрагентом. Під час розрахунків шляхом переказу з картки на картку захистити власні інтереси значно складніше.
Найпоширеніші помилки під час оформлення інвойсів
Отже, ми з’ясували, як виглядає інвойс. Тепер поговоримо про помилки, яких найчастіше припускаються продавці під час оформлення електронних і паперових документів. Це зокрема:
- неповний або неточний опис товару;
- помилки в реквізитах сторін, що роблять документ недійсним;
- невідповідність цін або нечітко прописані умови постачання.
Тому, перш ніж створити інвойс, варто уважно перевірити дані, узгодити умови з контрагентом і переконатися, що документ відповідає вимогам. Використання електронних сервісів для виставлення рахунків знижує ризик помилок, спрощує контроль оплат і пришвидшує фінансові операції. Зручний онлайн-інструмент Portmone Invoice дозволить вам швидко сформувати рахунок, надіслати його клієнтові та прийняти оплату без зайвої бюрократії.
