Як альтернативу звичайним касовим апаратам більшість бізнесів застосовують зручніші та дешевші програмні реєстратори. Сучасні ПРРО автоматично формують звіти, надсилають їх податковій службі, заощаджують час і дозволяють оптимізувати робочі процеси. Відтепер оплати, що формуються в кабінеті Portmone, можна фіскалізувати за допомогою ПРРО Checkbox.
У цьому матеріалі ми розповімо про переваги та особливості використання онлайн-кас малим бізнесом. Окремо зупинимося на налаштуванні ПРРО для ФОПів, зокрема інтеграції рішення Checkbox з нашою платформою для мерчантів.
Отже, хто має використовувати програмний РРО? Згідно з українським податковим законодавством, ця вимога стосується юридичних осіб і ФОПів, котрі здійснюють розрахункові операції в готівковій та безготівковій формі з застосуванням електронних платіжних засобів.
Принцип роботи віртуальної каси дуже простий:
- клієнт оплачує товар або послугу;
- чек автоматично надходить на сервер ДПС;
- після присвоєння фіскального номера чек миттєво повертається до продавця, надсилається покупцеві в електронному вигляді або видруковується.
Перевагами ПРРО є:
- економія на придбанні та обслуговуванні обладнання. ПЗ може встановлюватися на телефон, планшет, ноутбук і працювати в будь-якій точці, під’єднаній до інтернету;
- зручність і простота використання. Детальні інструкції, що надаються розробниками, дозволяють легко розібратися з функціями й налаштуваннями;
- реєстрація в ДПС онлайн. Процедура займає 1 день. Щоб зареєструвати звичайний касовий апарат, знадобиться до 5 днів;
- автоматизована звітність. Програмні реєстратори автоматично передають Х- та Z-звіти на сервер податкової. На випадок, якщо касир забуде закрити зміну, відповідну автоматичну функцію можна налаштувати на конкретну годину;
- можливість інтеграції з іншими програмними продуктами — CRM, системами управління складом тощо;
- цифровий реєстратор не потрібно опломбовувати та оновлювати. Усі ці завдання виконує провайдер.
Особливості ПРРО для ФОП
З січня 2022 року звичайними чи віртуальними РРО повинні користуватися ФОПи-«єдинники» II, III та IV групи. На початку повномасштабної війни ця вимога була тимчасово скасована, але у жовтні 2023-го фіскалізація платіжних операцій у податковій знову стала обов’язковою.
Реєструвати розрахункові операції зобов’язані фізособи-підприємці, що:
- працюють у сфері торгівлі, зокрема e-commerce;
- володіють кафе, рестораном, піцерією чи кав’ярнею;
- надають медичні послуги;
- є власниками салонів краси, перукарень, студій манікюру тощо.
До речі, сплата єдиного податку онлайн може здійснюватися на сайті portmone.com.ua або в нашому мобільному застосунку.
Інтеграція ПРРО з Portmone
Щоб надати можливість мерчантам приймати онлайн-оплати та фіскалізувати їх, ми інтегрували до нашої платіжної платформи віртуальний реєстратор від Checkbox. Програма підходить для інтернет-магазинів, закладів харчування, готелів, спортивних клубів, медичних центрів та інших видів бізнесу. ПРРО відповідає всім вимогам чинного законодавства, а у разі запровадження змін швидко адаптується до нових правил. Оновлення для користувачів безоплатні.
Можливості програмного РРО для ФОПів від Checkbox дозволяють:
- реєструвати торгові точки, каси та касирів, вказувати податкові ставки просто в особистому кабінеті сервісу;
- формувати звіти про операції в один клік;
- управляти кількома касами в одному акаунті;
- встановити в налаштуваннях автоматичне закриття зміни;
- працювати в офлайн-режимі протягом 36 годин у разі відсутності зв’язку;
- отримувати статистику щодо продажів та обороту коштів;
- надсилати чеки на email, через SMS і месенджери;
- розміщувати на чеках логотип, рекламу та іншу інформацію;
- здійснювати інтеграцію з CRM, платіжними модулями тощо. Провайдер пропонує також готові рішення з під’єднання до популярних в окремих галузях систем автоматизації (наприклад, «Хорошоп» тощо);
- підключати банківський еквайринг для розрахунків через POS-термінал (звичайний та віртуальний на мобільному телефоні), QR-коди, онлайн-сервіси.
Каса працює в браузері та мобільному застосунку. Абонплата за використання ПРРО становить лише 178,8 грн на місяць. Протестувати програму можна безоплатно протягом 30 днів.
Як користуватися програмним РРО на Portmone
Перш ніж давати інструкцію, як користуватися ПРРО, розповімо, як підключити фіскалізацію оплат на нашому майданчику. Підприємцям, котрі вже мають бізнес-акаунт на Portmone та користуються Checkbox, потрібно лише увійти в розділ «ПРРО» в кабінеті на нашій платформі та авторизуватися, обравши для цього найзручніший спосіб:
- ключ ліцензії;
- PIN-код;
- логін і пароль.
Мерчантам, що не користуються жодним сервісом програмного РРО, слід натиснути кнопку «Хочу зареєструватися!», перейти на сайт Checkbox, ознайомитися з тарифами та функціями провайдера і діяти згідно з підказками.
Вже фіскалізуєте оплати за допомогою іншого партнерського сервісу і бажаєте під’єднати його до власного B2B-кабінету Portmone? Напишіть нам про це у формі, що відкриється після натискання кнопки «Порекомендувати сервіс». Також ви можете зателефонувати в техпідтримку за номером (044) 200-09-02, і ми розглянемо можливість інтеграції з вашим партнером.
Далі для роботи з функціями фіскалізації потрібно зробити наступні кроки:
- Налаштувати товарні позиції. Для цього слід перейти в однойменний розділ у B2B-кабінеті, натиснути кнопку «+Додати товарну позицію». У вікні, що відкрилося, необхідно заповнити поля з інформацією про товар, обравши податкову ставку (обов’язково, водночас вона має збігатися з налаштованою ставкою в кабінеті Checkbox) і вказавши код УКТзЕД (за бажанням). Після натискання кнопки «Додати» товарна позиція з’явиться в списку і буде готова для подальшого використання й редагування. Для активації карток товару ви маєте відправити запит на пошту [email protected].
- Обрати ручний чи автоматичний варіант фіскалізації. Функція доступна у вкладці «Загальна» розділу «Налаштування». За замовчуванням налаштовується автоматична фіскалізація оплати. Каса відкривається після першої транзакції.
Втім, для малого бізнесу вагомою перевагою є можливість вибрати ручну фіскалізацію. Якщо клієнт уже сплатив за товар чи послугу, проте згодом відмовився від них (наприклад, після примірки одягу), необхідності оформлювати в податковій повернення коштів немає. Після перевірки оплати рахунку клієнтом вам потрібно лише натиснути кнопку «Фіскалізувати».
Наразі в кабінеті бізнес-клієнтів Portmone доступні додаткові опції, що не потребують переходу в кабінет Checkbox, зокрема:
- ручне закриття зміни. За замовчуванням зміна закривається о 23:58 поточної доби;
- перегляд, завантаження і надсилання на електронну пошту X- та Z-звітів;
- можливість завантажувати у форматі PDF та самостійно відправляти фіскальні чеки на email клієнтам у тому разі, якщо це не відбулося автоматично;
- отримання інформації про статус фіскалізації та номер фіскального чека разом зі сплаченим чи несплаченим замовленням.
Програмне РРО від Checkbox дає змогу фіскалізувати оплати, створені за допомогою «Товарної позиції» або «Платіжного посилання»:
- у B2B-кабінеті на Portmone;
- з платіжної сторінки на нашому сайті, на яку переходить клієнт за отриманим від продавця посиланням чи QR-кодом;
- через сайт партнера шляхом натискання на кнопку оплати.
Далі зупинимося на особливостях фіскалізації транзакцій, здійснених за допомогою «Платіжної сторінки». Щоб дані про оплати коректно надсилалися до податкової служби, необхідно врахувати наступне:
- Для одного товару чи послуги завжди діє одна податкова ставка, що налаштовується також у кабінеті на Checkbox. Можливість фіскалізувати дві або більше податкових ставок недоступна.
- Звіти до ДПС надсилаються за одиницю товару або послуги. Отже, за оплату кожного товару/послуги має виставлятися окреме платіжне посилання. Тобто число виставлених рахунків і фіскалізацій дорівнює кількості одиниць у замовленні.
- У блоці «Параметри сторінки» (вкладка «Платіжна форма» розділу налаштувань) в обов’язковому порядку заповнюються «Опис» і «Параметр 4». Саме звідти береться інформація, що надсилається до податкової.
Налаштування здійснюються лише один раз і працюють за замовчуванням, поки користувач не змінить їх у B2B-кабінеті. Під час переходу на сторінку, на якій відбувається формування посилання на оплату, «Опис» і «Параметр 4» показуватимуться до заповнення інших полів.
В «Описі» вказується назва товару/послуги або інша інформація, що передається в ДПС. У «Параметрі 4» можна вказати, наприклад, артикул чи тип пакування. Головне, щоб поле не залишалося порожнім.
Інформація з опису вказується як найменування продукту у фіскальному чеку.
Отже, якщо ви шукаєте сучасні професійні рішення для бізнесу, обирайте надійного платіжного партнера Portmone. Наша команда постійно вдосконалює функції платформи та відкриває для мерчантів щоразу нові можливості.
У налаштуваннях фіскалізації оплат на Portmone немає нічого складного, особливо для тих, хто вже знайомий з функціоналом B2B-кабінету. Якщо ви раніше користувалися звичайним «Рахунком на оплату», генерували посилання, QR-коди чи створювали платіжки, все це ви зможете надалі робити так само як і раніше. Заповнення двох атрибутів майже нічого не змінює в поточних налаштуваннях.
На нашому сайті та в мобільному застосунку ФОПи також можуть легко оплатити ПДФО за співробітників, ЄСВ, а також військовий збір. У блозі ви знайдете багато корисної інформації про податки та збори, подання звітності, проєкти підтримки державою малого і середнього бізнесу тощо. Обирайте Portmone як надійного фінансового партнера і помічника з запровадження зручних платіжних рішень.
